Warsztaty pracy zespołowej
Warsztaty pracy zespołowej są metodą uporządkowanej dyskusji dotyczącej ważnych zagadnień dla organizacji lub zespołu. Podstawowym celem warsztatów jest wspólne osiągnięcie praktycznych rezultatów (ustaleń), które można zastosować w działaniach organizacji czy zespołu. Wtórnymi, chociaż jakże ważnymi efektami warsztatów jest wzrost wiedzy lub umiejętności czy integracja uczestników. Warto natomiast zauważyć, że dzięki stosowanej przejrzystej metodologii prowadzenia warsztatów, zespoły w nich uczestniczące nie tylko rozwiązują określone zagadnienia, ale też doskonalą pracę zespołową, mogą rozwijać metody i umiejętności dyskusji, prowadzenia spotkań i rozwiązywania problemów.
Cele warsztatów są każdorazowo definiowane przez zamawiającego i najczęściej wiążą się z:
  • wymianą informacji i pogłębieniem zrozumienia różnych punktów widzenia (np. pogłębienie zrozumienia i interpretacja wyników badania opinii pracowniczej),
  • zdefiniowaniem celów, wyzwań czy problemów (np. ram strategii organizacji czy działu; definiowanie problemów w przepływie informacji czy pracy zespołowej),
  • wygenerowaniem nowych pomysłów (np. rozwiązań problemów, kierunków działań, koncepcji produktów itd.),
  • ujednoliceniem odrębnych rozwiązań (np. w przypadku metod pracy i komunikowania się różnych zespołów, które rozpoczynają współpracę w ramach projektu).
W zależności od ustaleń z zamawiającym, wyniki pracy grupy mogą mieć różny status – decyzji podjętej przez grupę (co jest korzystne na przykład wtedy, gdy głównym celem warsztatów jest wzrost efektywności funkcjonowania tego zespołu), rekomendacji dla decydentów (stosowne wtedy, gdy odpowiedzialność decyzyjna spoczywa na osobach nie biorących udziału w warsztatach, lub szef uczestniczący w warsztatach chce ułatwić swobodną dyskusję, odraczając ostateczną ocenę i decyzję na czas po warsztatach).

Podstawowe zasady warsztatów pracy zespołowej

Esencją warsztatów jest praca grupowa – proponujemy opierać ją na wspólnie ustalonych zasadach, które muszą być dostosowane zarówno do celów warsztatów, jak i kultury organizacyjnej firmy. Żeby zmaksymalizować poczucie komfortu i zaangażowanie uczestników, ze swojej strony proponujemy zazwyczaj aby, przyjąć że:
  • wszyscy uczestnicy mają pełne i równe prawo uczestnictwa (zgłaszanie problemów i ich analiza, kreowanie pomysłów rozwiązań i ich ocenianie),
  • podstawową metodą podejmowania decyzji jest zasada konsensusu
  • wyniki warsztatów są rezultatem pracy grupowej – w prezentacjach po warsztatach czy raportach dla zamawiających nie są identyfikowane indywidualne wypowiedzi, pomysły czy oceny.

Metoda prowadzenia warsztatów

Rola prowadzących warsztaty – facylitacja

Prowadzący warsztaty (facylitator) jest pomocnikiem grupy, którego zadaniem jest przygotowanie programu warsztatów, zarządzanie procesem rozwiązywania problemów i dostarczanie technik usprawniających pracę grupy i bezkonfliktowe przeprowadzenie grupy przez te procedury, osiągnięcie zaplanowanego celu i dopilnowanie wykonania przez uczestników przyjętych zobowiązań. Facylitator jako ekspert od procedury nie może przejmować funkcji eksperta merytorycznego. Oznacza to, że facylitator nie prezentuje swoich rozwiązań problemu, nie ocenia pomysłów członków grupy, a w przypadku sporów w grupie nie opowiada się po żadnej ze stron.

Metody rozwiązywania problemów

W sesjach, które obejmują pełen cykl rozwiązywania problemów, opieramy się na modelu, który zakłada dyscyplinowanie dyskusji i koncentrowanie uwagi kolejno na: zdefiniowaniu problemu, analizie przyczyn oraz wygenerowaniu i wyborze rozwiązań.



W każdym etapie przechodzimy przez fazę kreatywną (liczy się wyobraźnia i różnorodność punktów widzenia) oraz fazę oceny (liczy się chłodna analiza i systematyczność).
Przykładowe techniki fazy kreatywnej
Przykładowe techniki fazy oceny
  • techniki kruszenia obiektu
  • technika prowokacji
  • słowa przypadkowe
  • burza mózgów i jej modyfikacje
  • analiza morfologiczna
  • wiązkowanie
  • rangowanie
  • quasi-głosowanie z określoną liczbą głosów
  • sekwencja kryteriów zawężających (lejek)
  • szachownica (rozwiązania x kryteria)

Jako podstawową formę wizualizacji pracy zespołowej stosujemy metodę metaplanu.

Wyniki warsztatów

Wyniki wszystkich faz procesu (spostrzegane problemy, hipotezy przyczyn, pomysły rozwiązań zarówno te przyjęte jak i odrzucone) są zapisywane i dostarczone (o ile pracująca wspólnie grupa wyraża zgodę) zamawiającemu. W ten sposób zdefiniowane, choć nierozwiązane problemy i niewykorzystane pomysły rozwiązań mogą być wykorzystane w innych/późniejszych działaniach organizacji.


YC